LHU - sự hài lòng của phụ huynh ngay ngày đầu làm thủ tục nhập học

(ĐHLH – ngày 05/09/2013) Từ chiều qua, mọi công tác chuẩn bị từ nhân sự và cơ sở vật chất để phục vụ công tác nhập học của tân sinh viên đã hoàn tất. Sáng nay, 05/09 trường Đại học Lạc Hồng chính thức bắt đầu tiếp nhận hồ sơ nhập học cho những sinh viên trúng tuyển vào trường. Song song đó, nhà trường vẫn tiếp tục xét tuyển bổ sung nguyện vọng 2 và 3. Việc tiếp nhận hồ sơ nhập học cho sinh viên khoá mới sẽ bắt đầu từ ngày 05 đến hết ngày 15/09 (16/09 sinh viên bắt đầu học lớp công dân đầu khóa đợt 1). Cạnh đó lịch học công dân đầu khoá và giáo dục quốc phòng cũng được Phòng Đào tạo sắp xếp cho phù hợp và đảm bảo cho tất cả tân sinh viên đều hoàn thành trước khi bước vào khoá học chính thức.

Sinh viên trao đổi về thông tin nhập học

Theo nhận xét từ phòng Đào tạo, số lượng sinh viên nhập học hằng năm đều gia tăng, để cho công tác tiếp nhận hồ sơ luôn mang lại sự thoải mái nhanh chóng và gọn lẹ, tránh việc phải chờ đợi và đi lại nhiều của quý phụ huynh và sinh viên. Nhà trường đã thiết kế quy trình nhập học theo hướng “một cửa” (giúp triển khai nhân lực phục vụ hiệu quả, tăng năng suất, tăng hiệu quả, thủ tục đơn giản, thông tin chỉ cần nộp một lần), với đội ngũ sinh viên “tiếp sức tới trường” hướng dẫn từng quy trình mang đến cảm giác an tâm cho người nhập học.

Khi vừa tới cổng trường, đội sinh viên tình nguyện do phòng Tuyển sinh phối hợp với Đoàn – Hội SV sẽ phát 1 bảng hướng dẫn bước đầu cho phụ huynh và sinh viên khi đến trường nhập học. Trong bảng hướng dẫn được ghi rõ các bước cần làm để hoàn thành quy trình làm thủ tục nhập học tại trường. Quy trình nhập học tập trung tại 4 khu vực và chia thành 7 vị trí trọng tâm.

1. (Vị trí số 1) ngay trước cửa phòng Đào tạo: Cán bộ phụ trách và sinh viên tình nguyện sẽ tiến hành thao tác kiểm tra 1 lần nữa các giấy tờ trong hồ sơ (nhằm giúp người nhập học bổ sung kịp thời).

2. Sau khi hồ sơ đầy đủ, người nhập học được hướng dẫn lên phòng B203. Tại đây nhà trường đặt (Ví trí số 2) là nơi nhận số thứ tự; ( Vị trí số 3) là nơi kiểm tra lại hồ sơ, (Vị trí số 4) để đóng tiền học phí, tiền BHYT-BHTN... Đây là khu vực diễn ra nhiều quy trình nên nhà trường chọn phòng có trang bị máy lạnh, ghế nệm và tổ chức chiếu phim giải trí - phim tư liệu về hoạt động của nhà trường… phục vụ trong lúc người nhập học chờ tới số thứ tự.

3. Hoàn thành thủ tục tại các vị trí trên, phụ huynh và sinh viên sẽ được đội sinh viên tình nguyện hướng dẫn lên phòng B305 (Vị trí số 5) để nộp hồ sơ nhập học, hồ sơ chính sách (nếu có) và nhận thời khoá biểu học tập. Sinh viên sẽ nộp sổ Đoàn, Đảng tại (Vị trí số 6), hoàn tất quy trình nhập học tại trường.

4. Ngoài ra, đối với những trường hợp xét tuyển nguyện vọng 2 và 3, sinh viên mang phiếu điểm vào phòng tuyển sinh (Vị trí số 7) ở cạnh (Vị trí số 1) sẽ được hướng dẫn cụ thể.

Cán bộ tại (Vị trí số 3) giải quyết hồ sơ sinh viên theo số thứ tự được hệ thống thông tin tự động cập nhật

(Vị trí số 4) - khu vực thu lệ phí và cấp tài khoản đăng nhập để sử dụng hệ thống thông tin của trường

(Vị trí số 5) - nơi tiếp nhận hồ sơ nhập học - khép lại thủ tục nhập học

Ngay trên biên lai thu học phí của sinh viên, Nhà trường đã cung cấp các thông tin về Mã số sinh viên, lịch học công dân đầu khoá. Từ lúc hoàn tất hồ sơ nhập học, sinh viên đã có tài khoản (password) đăng nhập để sử dụng hệ thống thông tin của trường.

Để giúp sinh viên, nhất là những sinh viên ở nơi xa thuận lợi trong những ngày đầu học tập tại trường, phòng Đào tạo còn thiết kế mặt sau của tờ hướng dẫn thủ tục nhập học là bản đồ chỉ dẫn đường đến các cơ sở của trường và đường đến trường Cao đẳng nghề số 8 (nơi sinh viên học Giáo dục quốc phòng). Trước đó, Phòng Công tác sinh viên và Đoàn – Hội SV còn tiến hành khảo sát phòng trọ (nhà trường đã ký thỏa ước an ninh, phối hợp quản lý sinh viên ngoại trú với các chủ nhà trọ). Tại thời điểm này, đội sinh viên tình nguyện đã sẵn sàng cung cấp thông tin và hướng dẫn tân sinh viên tới chỗ ở ổn định.

Nhờ thiết kế quy trình nhập học theo hướng phục vụ tối đa và hiệu quả với các vị trí làm thủ tục gần sát nhau, mỗi vị trí chuyển tiếp đều có sinh viên tình nguyện hướng dẫn nên hoạt động làm thủ tục nhập học của phụ huynh và sinh viên năm nay diễn ra nhanh chóng, tiện lợi, xóa đi bao lo lắng và bối rối của phụ huynh và tân sinh viên trong ngày đầu đến trường. Gặp và trao đổi với phụ huynh em Lê Thị Như Hoa (sinh năm 1995 – Đaklak) – tân sinh viên Khoa Dược: “Cánh đây hơn 6 năm, khi đưa con gái lớn lên Đại học Lạc Hồng làm hồ sơ nhập học, so với bây giờ tôi thấy cung cách phục vụ vẫn rất chu đáo và chúng tôi được các em sinh viên hướng dẫn khá nhiệt tình. Tuy nhiên bây giờ việc làm hồ sơ nhập học cho con nhanh gọn hơn, đỡ vất vả rất nhiều, phụ huynh và các cháu được ngồi chờ ở phòng máy lạnh khang trang, thoáng mát không phải chen lấn nhau là mừng nhất”. Do chị gái của Như Hoa từng là sinh viên của trường, nên phụ huynh của em có thể cảm nhận được sự thay da đổi thịt về mọi mặt của Đại học Lạc Hồng và bác đã không ngừng tỏ ra hài lòng về thủ tục hành chánh của nhà trường.